Die Grundidee: Kategorisieren Sie gezielt Ihre Aufgaben! Von Zeit zu Zeit haben wir den Eindruck, Berge von Aufgaben vor uns zu haben. Wo sollen wir beginnen? Und dann erschöpft uns allein schon der Gedanke, diesen Berg irgendwie abtragen zu müssen ... und nichts passiert ...

Die Eisenhower-Matrix will Ihnen dabei helfen, den Berg zu kleinen "Häufchen" zu formen, die sie in vier Kategorien einteilen können. Das soll es einfacher machen zu entscheiden, womit Sie sich als nächstes beschäftigen. 

Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Kriterien:

• Die Wichtigkeit einer Aufgabe

 Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Sie keinem Ihrer Ziele näher bringt, ist eher unwichtig. 

Beispiele dafür können sein: Planung einer langfristigen Strategie, wie Sie zu neuen Kund*innen kommen. Oder ein berufliches Netzwerk aufbauen. Oder gewisse Prüfungen abzulegen, um ein Studium zu beenden.

Und hier darf Wichtigkeit nicht mit Dringlichkeit verwechselt werden, dem zweiten Kriterium:

• Die Dringlichkeit einer Aufgabe

Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss. Wenn der Zeitpunkt egal ist bzw. in weiter Ferne liegt, dann ist die Aufgabe eher nicht dringlich. 

Beispiele sind: Abgabetermin für einen Bericht, Reparatur eines Rohrbruches, Geschenk für einen nahen Geburtstag besorgen.

Sie merken den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit: Dringendes erfordert unmittelbare Aufmerksamkeit und muss zeitgerecht umgesetzt werden (Zeitfaktor), Wichtiges hängt nicht zuerst vom Zeitfaktor ab, sondern von Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit zur Erreichung Ihrer Ziele.

Anhand dieser beiden Kriterien, die auf einer horizontalen und einer vertikalen Achse aufgetragen werden, kann man Aufgaben in einer Matrix darstellen:

Zur Erläuterung:

Priorität A

Wichtig und dringlich: 

Wenn eine Aufgabe für Ihre Zielerreichung (z.B. Abschluss einer Ausbildung) wichtig und dringend ist (die Prüfung ist übermorgen), dann hat sie Priorität A und sollte von Ihnen selbst möglichst rasch erledigt werden. Das könnte auch z.B. ein Vernetzungstreffen mit wichtigen Kund*innen sein, die Ihnen bis zu einem gewissen Termin ein Angebot vorgelegt haben.

Priorität B

Wichtig, aber nicht dringlich: 

Auch diese Aufgaben sind für Ihre Zielerreichung wichtig und sollten daher von Ihnen selbst ausgeführt werden. Allerdings sind sie nicht an nahe Termine gebunden und daher für Sie zeitlich gut einteilbar. Das könnte z.B. das Ordnen Ihres Ablagesystems sein, wofür Sie in den ruhigeren Sommermonaten Zeit haben. Oder Sie planen einen Urlaub für das nächste Jahr: es macht Sinn, sich gewisse Termine vorzumerken, müssen aber nicht dringend erledigt werden.

Priorität C

Dringlich, aber nicht wichtig 

Ein Poststück muss rasch abgeschickt werden, der Konferenzraum soll rasch für das nächste Meeting vorbereitet werden, im Garten soll das Unkraut gejätet werden: das sind Aufgaben, die zeitnah erledigt werden sollen und daher dringlich sind. Aber sie haben nicht die Wichtigkeit, dass sie nur von Ihnen erledigt werden können. Hier beginnt die "Kunst des Delegierens": Wer könnte solche Aufgaben erledigen? 

Priorität D

Weder wichtig noch dringlich 

Wenn Sie Ihren Aufgaben-"Berg" näher betrachten und bereits die ersten drei Prioritäten-Haufen A, B und C aufgeteilt haben, bleiben noch die Aufgaben übrig, die weder für Sie wichtig noch dringlich sind - und das ist manchmal eine überraschende Ernüchterung: diese Aufgaben rauben Energie, sind aber für den Papierkorb gedacht. Streichen Sie diese Aufgaben schlicht und ergreifend ...

Und wie kommt nun der US-Präsident Eisenhower dazu, Namensgeber dieser Methode zu werden?

Angeblich hat er in einer Rede im Jahr 1954 einen Hochschulpräsidenten zitiert: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend." Damit haben wir unsere beiden Kriterien, nach denen wir unsere Aufgaben einordnen können.

Versuchen Sie es - vielleicht heute noch!

Wenn Sie dieses Thema gerne mit mir vertiefen wollen, dann nehmen Sie mit mir Kontakt auf: info@beratungforcher.at oder +436504100561