Einige Punkte, die in der Vorbereitung zu beachten (und dann freilich einzuhalten) sind:

Checkliste Teamsitzung:

• Welche Inhalte haben grundsätzlich Platz in der Teamsitzung?
• Gibt es rechtzeitig vor der Sitzung eine Tagesordnung (als Ablauf und mit inhaltlichen Punkten)?
• Wie oft und zu welcher Urzeit ist die Teamsitzung geplant?
• Wie lange darf die Teamsitzung maximal dauern?
• Wo findet die Teamsitzung statt?
• Wie sieht der weitere Rahmen aus? (Sitzen alle im Kreis? Gibt es Kaffee und Gebäck während der Besprechung? ...)
• Aufgabenverteilung in der Teamsitzung:

         Wer moderiert? 

         Wer protokolliert? 

         Wer ist Timekeeper (wer achtet also darauf, wie lange ein Punkt behandelt werden kann)?

• Zum Protokoll: Meist reicht ein Ergebnisprotokoll mit Resultaten aus den Sitzungen und mit einer To-Do-Liste („Wer erledigt was bis wann?" – „Erledigen" kann auch heißen: „im Blick haben, dass es passiert").

Checkliste Besprechung:

Manchmal kann es auch zu Vier-Augen-Gesprächen oder zu anderen Sitzungen außerhalb der Teamsitzung kommen. Dabei ist zu beachten:

• Wozu dient die Besprechung? Was soll besprochen werden und wann war es eine erfolgreiche Besprechung? (Viele Besprechungen bleiben unbefriedigend, weil nicht klar war, weshalb man sich eigentlich getroffen hat. Ein Thema ist oft zu wenig: wie sollte das Thema behandelt werden und worauf zielt die Besprechung?)
• Wer lädt ein und bestimmt den Rahmen? (Wann? Wer? Wie lange? Wo?)
• Wer ist in der Besprechung dabei? (Es sollten möglichst alle dabei sein, die von der Thematik betroffen sind.)
• Wer legt die Themen vor?
• Gibt es ein Protokoll?
• Braucht es eine Aufgabenteilung (siehe Teamsitzung)?

Wenn Sie eine Besprechung zu einem Thema wünschen, dann warten Sie nicht, bis Ihnen jemand irgendwann einen Rahmen dafür vorgibt, sondern gehen Sie bereits konkret mit Ihren Vorschlägen bezüglich der Besprechung zu denen, die Sie dazu einladen.

Das Wichtigste: bleiben Sie immer klar in dem, was Sie wollen, und transparent in dem, was Sie fordern.

Wenn Sie mit mir in Kontakt treten und mehr wissen wollen: info@beratungforcher.at oder +43 650 41 00 561

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